Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 zal nieuwe Europese privacywetgeving van kracht worden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met name is dat belangrijk omdat we alleen met toestemming persoonsgegevens aan de NTTB (tafeltennisbond), die de competities organiseert en het een en ander aan collectieve voorzieningen verzorgt, mogen verstrekken.

Deze AVG bevat voorschriften voor de omgang met persoonsgegevens door organisaties in het algemeen, en is dus van toepassing op de Tielse T.C.. Onder die voorschriften valt: zorgvuldig zijn met welke welke persoonsgegevens er nou echt nodig zijn (en aleen het strict nodige vragen en bewaren; alleen dat waarvoor billijke grondslag is); waarvoor die persoonsgegeven nodig zijn en wat ermee mag (privacy policy); en hoe lang we gegevens van (ex-)leden mogen bewaren (retentie). Wat we niet hoeven te weten mogen we ook niet vragen en bewaren, we mogen wat we wel hebben en weten niet zomaar aan derden in handen geven.  Persoonsgegevens moeten bij de Tielse T.C. in goede handen zijn.

Het beleid van de Tielse T.C. is eenvoudig: we vragen/bewaren alleen het volgende, en dat alleen ten behoeve van de ledenadministratie:

  • naam, adres, woonplaats (‘NAW’);
  • M/V (er zijn gescheiden competities en toernooien);
  • geboortedatum, en bij leden <18 ook NAW van ouder(s)/voogd(en);
  • voor incasso van contributie een IBAN-nummer (en de machtiging voor automatisch incasso);
  • de datum van intreding (en evt. uittreding);
  • voor parasporters (die bijzondere begeleiding, ook van bondswege, nodig kunnen hebben), dat ze deze status hebben;
  • en gegevens om in contact te kunnen treden via telefoon en/of email.

Deze gegevens worden alleen bewaard in de ledenadministratie, en er wordt met grote zorg bewaakt dat deze ledenadministratie niet geheel of gedeeltelijk aan derden verstrekt wordt — uitgezonderd de minimale afstemming met de bond (NTTB), na expliciete toestemming daarvoor.

We vragen uittredende leden of we contactgegevens mogen bewaren voor evenementen waarbij we ook ex-leden uitnodigen (jubilea, bijzondere huldigingen en wat dies meer zij).  Da's al.

We hebben toestemming van leden nodig voor registratie in NTTB's NAS systeem, en daaruit volgend ook de afstemming met TTapp.  Die toestemming zullen we zo snel mogelijk vragen.